Vaga Para Assistente Administrativo (m/f) – Nações Unidas

Publicado em: 19-08-2025

Descrição:

As Nações Unidas estão a recrutar ASSISTENTE ADMINISTRATIVO em Moçambique

Contexto e Enquadramento

O Secretário-Geral das Nações Unidas lançou, em 1 de janeiro de 2019, uma reforma global ambiciosa que reposicionou o Sistema de Desenvolvimento da ONU, com vista a prestar um apoio mais eficaz e eficiente para alcançar a Agenda 2030 e os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS).

No âmbito desta reforma, os Escritórios do Coordenador Residente da ONU (UN RCO), sob a liderança de um Coordenador Residente independente e fortalecido — a mais alta autoridade do Sistema de Desenvolvimento da ONU e representante do Secretário-Geral ao nível nacional — apoiam os países na concretização das suas prioridades de desenvolvimento e na consecução dos ODS.

A presente vaga está localizada no Escritório do Coordenador Residente em Pemba, Moçambique, e reporta ao Oficial Sénior de Coordenação do Desenvolvimento e Planeamento Estratégico/Chefe de Gabinete e Líder de Equipa.

Responsabilidades

Dentro dos limites da autoridade delegada, o titular da função irá interagir com colaboradores de diferentes unidades organizacionais, visitantes e representantes de Missões Permanentes, do Sistema Comum da ONU, de outras organizações internacionais e de ONG. As suas principais funções incluem:

• Executar um vasto leque de tarefas administrativas e de apoio ao escritório.
• Responder ou redigir respostas a correspondência e outras comunicações rotineiras; utilizar software de processamento de texto para elaborar relatórios e documentos complexos.
• Monitorizar processos e prazos relacionados com produtos, tarefas e saídas da unidade; verificar a receção e conformidade de documentos, aprovações e assinaturas exigidas.
• Compilar e organizar informação e materiais de referência para relatórios, planos de trabalho, estudos, reuniões e conferências.
• Elaborar relatórios estatísticos e administrativos através de diferentes bases de dados.
• Rever e editar documentos para garantir correção gramatical, estilo e conformidade com normas estabelecidas.
• Atender chamadas e visitantes; responder a pedidos de informação de complexidade média e encaminhar consultas específicas para o pessoal competente.
• Prestar apoio administrativo e logístico a reuniões, comités e conferências.
• Auxiliar na manutenção de websites, digitalizando e publicando documentos.
• Preparar materiais de apresentação com recurso a software adequado.
• Gerir agendas e calendários, comunicando alterações relevantes à equipa.
• Proceder a introdução e extração de dados.
• Registar, distribuir e acompanhar correspondência e outros documentos.
• Atualizar e manter listas de distribuição, preparar e disseminar relatórios e materiais, coordenar serviços de impressão, tradução e envio.
• Realizar tarefas administrativas gerais, incluindo marcações, gestão de ausências e preparação de documentos administrativos (requisições, ordens de compra, pedidos de viagem, contratos, autorizações de despesa, pedidos de visto, etc.).
• Organizar e manter ficheiros físicos e eletrónicos.
• Apoiar na utilização de software e equipamentos de escritório.
• Orientar funcionários menos experientes sobre processos administrativos e aplicações informáticas.
• Recolher e analisar dados para identificar tendências e apresentar resultados através de gráficos, tabelas e relatórios, recorrendo a métodos de visualização de dados para apoiar a tomada de decisão.
• Garantir que os requisitos e informação de base para análises de dados estão devidamente documentados.
• Executar outras tarefas conforme solicitado.

Competências

• Profissionalismo: Conhecimento sólido em apoio administrativo e gestão de escritório. Capacidade de aplicar regulamentos e políticas administrativas, financeiras e de recursos humanos da ONU. Demonstra rigor profissional, cumprimento de prazos, compromisso com resultados e resiliência perante desafios. Compromisso com a igualdade de género.
• Planeamento e Organização: Capacidade para definir prioridades, estabelecer metas claras, alocar tempo e recursos adequados, antecipar riscos e ajustar planos conforme necessário.
• Orientação para o Cliente: Considera todos os destinatários como “clientes” e procura compreender as suas necessidades. Mantém relações produtivas, acompanha desenvolvimentos relevantes e assegura uma comunicação eficaz sobre progressos e desafios.

Requisitos de Qualificação

Educação

• É exigido diploma do ensino secundário completo ou equivalente.
• Formação adicional em recursos humanos, administração, finanças, auditoria, gestão de escritório, receção/front office ou organização de eventos será considerada uma mais-valia.

Experiência Profissional

• Pelo menos 3 anos de experiência progressiva em funções administrativas, de gestão de escritório, finanças, recursos humanos, receção ou organização de eventos.
• Para candidatos com licenciatura, a experiência mínima é reduzida em 2 anos.
• Experiência em funções de apoio executivo/administrativo em organismos da ONU, embaixadas ou organizações internacionais é desejável.
• Experiência com bases de dados e análise de dados é valorizada (mínimo de 1 ano em análise de dados ou área relacionada será considerado um ativo).

Idiomas

• Fluência em Inglês e Português (oral e escrito) é obrigatória.
• Conhecimentos de Francês ou de línguas locais constituem uma vantagem.

Prazo para Candidaturas

21 de agosto de 2025

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