Vaga Para Assistente de Viagens e Protocolo (m/f)

Publicado em: 07-12-2023

Descrição:

Objetivo da Posição

Dentro da Representação da OMS (WCO), fornecer apoio e serviços na preparação de pré-requisitos e no início da gestão de compras e estoques e gestão de viagens e reuniões em transações relacionadas em GSM para gerentes e funcionários para realizar transações GSM de acordo com as regras, regulamentos e políticas da OMS.

Objetivos do Programa e os Objetivos Estratégicos imediatos

As Unidades de Apoio à Gestão do País (CSUs) foram estabelecidas na estrutura organizacional para fornecer apoio aos Gestores e ao pessoal para assumirem plenamente as suas responsabilidades no ambiente GSM e para garantir a conformidade com as políticas, procedimentos, regras e regulamentos organizacionais em todas as questões administrativas e financeiras e transações no contexto de um sistema Enterprise Resource Planning (ERP).

 Contexto organizacional

Espera-se que o titular trabalhe com supervisão mínima, de acordo com os procedimentos e práticas estabelecidas, lidando com assuntos rotineiros de forma independente e encaminhando problemas ou situações incomuns ao supervisor. A orientação ampla é fornecida pelo supervisor ou outro pessoal profissional ou através de objectivos gerais e instruções relativas à alocação de recursos, necessidades e prioridades das divisões/programas.

Regulamento e Regulamento do Pessoal da OMS, notas informativas, POP. Espera-se que o titular use julgamento independente e discrição na interpretação do acima exposto para toda a gama de questões e mantenha os gestores e funcionários devidamente informados.

 Resumo das funções atribuídas:

O Assistente de Compras e Viagens se reporta ao Diretor de Operações e fornece suporte aos gerentes e funcionários na realização de transações GSM nas seguintes áreas:

 Gestão de viagens e reuniões

1. Crie e gerencie planos de reuniões no GSM.
2. Levantar e gerenciar Solicitações de Viagem para reuniões e missões oficiais;
3. Garantir o cumprimento da Política de Viagens;
4. Gerenciar os preparativos administrativos para todas as reuniões da OMA, missões oficiais e planos de viagem;
5. Acompanhar a implementação das recomendações de missões;
6. Auxiliar na produção de relatórios, estatísticas e/ou material informativo quando necessário;
7. O titular servirá como apoio aos membros da equipe em posições semelhantes ou diferentes dentro da OMA.

 Protocolo

1.  Auxiliar na preparação e organização de aspectos protocolares de eventos oficiais realizados entre as delegações oficiais da OMA e da região AFRO,
2. Auxiliar na coordenação das formalidades na chegada e saída dos visitantes oficiais da OMA, WRs e missões, diretores de Cluster em missão e convidados especiais no aeroporto
3. Garantir os preparativos logísticos necessários durante a viagem do WR, funcionários da OMA e Diretores de Cluster, em colaboração com os serviços da ASO
4. Coordenar as atividades do protocolo durante as missões aos países da OMA e outros eventos oficiais; Fornecer atualizações às Relações Externas, Parcerias e Órgãos Diretivos (EPG) no diretório diplomático, à medida que as alterações chegam ao conhecimento do titular no decorrer do seu trabalho.
5. Auxiliar na facilitação de contatos com os serviços protocolares das Embaixadas, agências internacionais na OMA e Ministérios. Desempenhar outras responsabilidades relacionadas conforme atribuídas, incluindo substituir e apoiar outras pessoas, conforme necessário.

 Competências da OMS:

1. Comunicar de forma credível e eficaz

2. Promove a integração e o trabalho em equipe

3. Produzindo resultados

4. Avançar num ambiente em mudança

5. Garantir o uso eficaz dos recursos

 Conhecimentos e habilidades funcionais:

O trabalho exige a manutenção de conhecimentos atualizados sobre quaisquer alterações nos procedimentos operacionais padrão. Espera-se também que o titular mantenha conhecimentos de informática, incluindo habilidades do Sistema de Gestão Global, de acordo com o padrão da Organização, por meio de auto-estudo ou treinamento interno. O conhecimento das regras, regulamentos, políticas e práticas da OMS seria uma vantagem.

Validade: 20 de Dezembro de 2023

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