Vaga Para Assistente Executivo de Escritório (m/f)

Publicado em: 08-03-2024

Descrição:

Definição Organizacional

A Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação (FAO) contribui para a realização da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares mais eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, para uma melhor produção, melhor nutrição, um ambiente melhor e uma vida melhor, não deixando ninguém para trás. Através de seus Escritórios Nacionais, ou Representações da FAO, a FAO ajuda os governos a desenvolver políticas, programas e projetos para combater a fome e a desnutrição, e fornece suporte técnico para o desenvolvimento sustentável de seus setores agrícolas, pesqueiros e florestais. As atividades dos Escritórios Nacionais da FAO incluem a concepção e implementação de programas de campo adaptados ao país, a ligação com representantes de doadores locais e atividades ativas de conscientização pública e divulgação relacionadas a iniciativas da FAO, como o Dia Mundial da Alimentação. A posição é em Maputo.

Linhas de relatórios

O Assistente do Gabinete Executivo reporta-se ao Representante da FAO em Moçambique e pode receber orientação de um Pessoal Semelhante.

O titular opera de forma independente, toma decisões sobre prioridades de trabalho e exerce iniciativa para lidar com casos sem precedentes. A supervisão recebida é focada na qualidade dos resultados do trabalho. Ele / ela fornece orientação e aconselhamento para outros funcionários de apoio do escritório.

Foco Técnico

O titular trabalhará ativamente em estreita colaboração com uma ampla gama de colegas da divisão / região, com unidades centrais e clientes externos, realizando e coordenando serviços de suporte de escritório e gerenciamento e fornecendo orientação e informações processuais.

Tarefas e responsabilidades

• Solicitações de tela para compromissos com o supervisor; manter o calendário do supervisor; confirmar horários mutuamente convenientes e marcar compromissos; receber visitantes; fazer e fazer chamadas telefônicas; responder a consultas e correspondência, muitas vezes de natureza sensível, confidencial ou técnica.
• Coordenar serviços de apoio de escritório para reuniões, treinamentos, seminários, comitês e projetos e eventos especiais; participar de reuniões, preparar atas, monitorar atividades de acompanhamento; fazer arranjos para edição formal, tradução, etc., de documentos e publicações.
• Revisar, registrar, distribuir e processar correspondência e correspondência recebidas; acompanhamento de ações pendentes; preparar projetos de respostas a uma ampla gama de correspondências e outras comunicações, muitas vezes exigindo conhecimento de terminologias técnicas e / ou procedimentos detalhados do escritório; realizar funções de controle de qualidade para documentos de saída; revisar textos para adesão ao formato, gramática, pontuação e estilo.
• Executar uma variedade de tarefas administrativas, por exemplo, extensões de contrato e pedidos de pessoal temporário, registro de licença e atendimento, preparação e acompanhamento do orçamento; coordenar com outras unidades para garantir o bom funcionamento e a expedição do trabalho dentro da unidade.
• Pesquisar, compilar e organizar informações básicas e materiais de referência de várias fontes para relatórios, resumos e discursos; gerar uma variedade de relatórios estatísticos e outros relatórios de vários bancos de dados.
• Coordenar o trabalho de outros funcionários de apoio do escritório, estabelecer prioridades e garantir a distribuição equitativa do trabalho; treinar novos funcionários para os procedimentos e práticas administrativas relevantes e fornecer assistência geral, conforme necessário.
• Criar e manter os sistemas de arquivamento e referência da unidade de trabalho; revisar a eficiência dos procedimentos do escritório e fazer recomendações para melhorias; atualizar os sites do escritório.
• Executar outras tarefas conforme necessário.

Requisitos mínimos

• Grau universitário / diploma técnico / diploma do ensino médio em negócios ou administração pública ou um campo relacionado.
• Cinco anos de experiência relevante no trabalho de suporte de escritório / gerenciamento.
• Línguas: Conhecimento de trabalho (proficiente – nível C) de inglês e português (língua oficial do país).
• Nacional de Moçambique.

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